OFFICE MANAGER (Frankfurt, Germany)

Trilogy Writing & Consulting GmbH ist ein wachsendes Dienstleistungsunternehmen, das darauf spezialisiert ist, regulatorische Dokumentationen für die internationale Pharmaindustrie zu erstellen. Unser Hauptsitz befindet sich in Frankfurt, mit weiteren Büros in USA und UK.
Wir sind ein Unternehmen, in dem alle Funktionen Teil des gleichen Teams sind, das durch Zusammenarbeit hervorragende Leistungen erzielt. Wir unterstützen und befähigen uns gegenseitig, um eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen.
Für unseren Standort Frankfurt suchen wir ab nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n begeisterungsfähige/n Kollegin/en als:
Office Manager (w/m/d) in Teilzeit (ca. 30 Std/Woche)

Ihre Aufgaben:
Office Manager lösen Probleme. Sie wären für die Organisation und Verwaltung unseres Büros zuständig und garantieren dessen reibungslosen Ablauf. Zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Office Managers gehören folgende Aktivitäten:
• Organisieren der Büroflächen und Bestellen von Büromaterialien und Geräten
• Beaufsichtigung der Bürowartungs- und reparaturarbeiten
• Optimierung vorhandener Arbeitsprozesse im Büro
• Planung und Koordination der Logistik von Sitzungen, Veranstaltungen und Feiern
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive der Reisekostenabrechnungen
• Gästeempfang und Bewirtung sowie die Pflege der Konferenzräume
• Unterstützung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter
• Beantworten von Mitarbeiteranfragen zu Büroverwaltungsangelegenheiten (z. B. Büromaterialien, Hardware und Reisearrangements)
• Zusammenarbeit mit den verschiedenen Abteilungen und die Gewährleistung einer reibungslosen Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Zusammenarbeit mit Facility-Management-Anbietern, einschließlich im Bereich Reinigung und Catering

Ihr Profil:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ähnliches
• Berufserfahrung als Front Office Manager oder Office Administrator
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (die Geschäftssprache ist Englisch)
• Kompetente Verwendung von Word, Excel und PowerPoint
• Eigenständige, gewissenhafte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeiten zur Organisation und Zeitmanagement mit einer großen Liebe zum Detail
• Teamfähigkeit, Einfühlungsvermögen, und Engagement

Wir bieten:
Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen Team. Außerdem erwartet Sie ein angenehmes Arbeitsklima, betriebliche Altersvorsorge, arbeitsplatzbezogene Weiterbildung und wöchentliches Yoga.
Weitere Informationen über Trilogy finden Sie unter: www.trilogywriting.com
Art der Stelle: Teilzeit